reunia

As reuniões são (ou deveriam ser) instrumentos de produtividade. Muitas vezes, porém, são pura perda de tempo. E podem também ser utilizadas ainda como apoio psicológico, servindo como justificativa ou “escudo” em um cotidiano que está pouco eficiente.
Se você convoca reuniões frequentes, ou apenas participa delas, vale a pena refletir a partir do check list abaixo, baseado em dicas recolhidas de diversos especialistas em gestão do tempo. Líderes ou liderados, todos podem aumentar a conscientização a respeito da produtividade dessas atividades.

1) Quem deve estar presente?
2) Quem pode acompanhar à distância (teleconferência, Skype, videoconferência)?
3) Quem pode ser dispensado, desde que envie informações necessárias às discussões?
4) Todos foram convocados com o máximo de antecedência possível?
5) Todos receberam as informações básicas: local, pauta e que informações ou materiais devem ser trazidos?
6) Os recursos necessários à reunião foram corretamente dimensionados (local, cadeiras, água, banheiros)?
7) Foram providenciados auxiliares visuais (flipchart, computador, datashow), o que aumenta a retenção das informações?
8) Todos foram informados da finalidade da reunião?
9) Todos foram informados de quem participará (presencialmente ou à distância)?
10) Todos foram informados da hora de início e de término?
11) A reunião tem papéis bem definidos? Quem será o líder, o facilitador, o secretário, o administrador do tempo (time manager), o secretário, os participantes?
12) Está claro para todos qual é o tipo de reunião: expositiva, criativa, administrativa, entre outras?
13) Está claro para o líder qual é a dinâmica adequada para o tipo de reunião?
14) Se for o caso, é necessário haver alguma pré-reunião?
15) Se for o caso, no início da reunião, é necessário fazer um aquecimento (warm up) de ideias?
16) Se for o caso, no início da reunião, é necessário fazer retomada de reunião anterior?
17) Se for o caso, ao final da reunião, é necessário fazer um resumo ou conclusão (wrap up) do que foi discutido?
18) Se for o caso, ao final da reunião, é preciso fazer uma prévia da próxima reunião?
19) A duração da reunião está adequada? Há assuntos demais ou insuficientes?
20) Está claro o que se deve obter a partir da reunião (resultado)?
21) Os assuntos da pauta foram organizados no tempo de acordo com uma ordem lógica?
22) Os assuntos da pauta foram organizados no tempo de acordo com as prioridades da instituição ou da equipe?
23) Existe algum mecanismo de avaliação da produtividade da reunião?
24) Existe valorização da percepção dos participantes a respeito da produtividade da reunião?
25) Quanto à motivação, existem técnicas ou mecanismos que valorizem a presença, a participação e a opinião de todos?
26) É feito algum acompanhamento (follow up) do cumprimento das decisões ou atividades geradas a partir da reunião?
27) São elaboradas e distribuídas atas da reunião?
28) Essas atas são assinadas ou confirmadas, para que todos manifestem seu entendimento e sua concordância com o que foi discutido e decidido?
29) Caso seja extraordinária, os assuntos não podem ser abordados na próxima reunião regular? E no caso de reuniões regulares, essa continuidade necessita de reavaliação?

E, por fim, mas não menos importante, a pergunta que não quer calar:

30) A reunião é mesmo necessária?

No caso dessa última questão, caberia ainda a reflexão adicional de considerar se os assuntos podem ser resolvidos mais facilmente por meio de contatos individuais por telefone, email ou mesmo conversa informal.